Till distriktets svenska ClubRunner-klubbar:
- President
- Sekreterare
- IT-samordnare
för kännedom till distriktsteamet
Sprid denna information till berörda i klubben!
Bästa CR-klubb teamworkar ni?
Ordet Teamwork finns med i SAOL som ett begrepp, men inte som en handling. Jag hoppas dock att samarbete praktiseras aktivt i din klubb, och att ni använder det för att skapa ett bra informationsflöde genom vår moderna plattform, ClubRunner.
När flera funktionärer bidrar med innehåll till klubbens kommunikation, blir det enklare att öka klubbens synlighet både internt och externt.
Det är svårt att tänka sig att någon Rotaryklubb idag låter IT-samordnaren hantera allt som kräver datorer.
Det skulle vara som om IT-avdelningen i ett företag ansvarade för alla uppgifter som kräver datoranvändning.
Så här kan det gå till:
Presidenten gör veckobrevet från en mall (Nyhetsbrev) som hämtar in
sekreterarens referat av senaste mötet och föredraget (Artiklar),
kommande möten som programansvarig och klubbmästare har skrivit in (Evenemang),
rapporterna om klubbprojekten som projektledarna har skrivit (Artiklar),
två aktuella nyhetsartiklar från RI,
skriver sin inledningstext, bockar i rutan att veckobrevet ska visas på klubbwebben samt skickar ut veckobrevet till medlemmar och prenumeranter (Externa kontakter).
Detta matnyttiga och fylliga veckobrev enligt ovan - med bilder och snygg layout - tar presidenten 10 minuter att göra. Tid för att tänka ut sin presidenttext räknar jag inte här! Länkarna i exemplet ovan leder till supportsidorna med utbildning för respektive område.
Medlemmarna bör också ha en roll i kommunikationsteamet: de kan lätt bidra till ökad synlighet för klubben genom att dela kommande intressanta föredrag till sociala media, liksom att dela en bra artikel om sin klubbs projekt.
Då ökar klubbens kontaktyta i samhället och delningarna driver trafik till klubbwebben.
10 procent av trafiken till distriktswebben kommer redan från sociala media, och för en klubb finns större potential eftersom den verkar mitt i lokalsamhället.
Det arbete som läggs ner på en artikel och på ett evenemang kan alltså ge hävstångseffekt genom exponering för en bred publik vid många tillfällen: i veckobrevet, på klubbwebben och distriktswebben (evenemang) samt i sociala media.
Slutsats
Organisera ett arbetsflöde för att öka klubbens synlighet med hjälp av bra kommunikation i många kanaler, samtidigt som den ideella arbetsinsatsen för enskilda funktionärer och medlemmar optimeras - troligen mindre jobb för var och en, men med bättre effekt!
Se avsnittet Rollbaserad fördjupning som visar var olika funktionärer hittar CR-support för sin roll, beroende på rollfördelningen i er klubb.
Nytt rotaryår
Ändra vid behov mottagare för klubbwebbens kontaktformulär "Kontakta oss": Webbplatsen/Webbplatsdesigner -> Inställningar -> Website/Website Contact.
Kolla att alla medlemmar har tidningsval angivet, se supportsida Tidningsval.
Använd vid behov funktionen att begära uppdatering av medlemsuppgifter: Medlemmar/Begär medlemsuppdatering. Redigera först ett eget meddelande ("Click here to modify the message") och provskicka en begäran bara till dig själv.
Skylta med klubbens evenemang!
Den mest besökta sidan på distriktswebben, efter hemsidan, är På gång i distriktet.
Om din klubbs kommande möten finns införda för minst några veckor framåt på klubbwebben har besökare chans att upptäcka och planera.
DG:s månadsbrev kommer även i år att ha en spalt för klubbmöten (På gång i klubbarna), så fyll snarast på klubbwebben med de evenemang som är spikade!
För att synas på distriktets samlingssida På gång i distriktet måste evenemanget ha Ja i inställningen Visa evenemang i distriktskalender.
VIKTIGA PUNKTER
Varning gällande upphovsrättsskyddade bilder
Enpåminnelse till alla klubbar att använda endast bilder ni har rätt att publicera.
Det finns juridiska tjänster som specialiserar sig på att kräva ersättning för bilder som publicerats utan tillstånd, exempelvis på Rotaryklubbars webbsidor.
Vanliga krav kan vara betydande, så säkerställ att ni använder licensfria bilder, som kan hittas genom att söka efter "free clipart," "royalty-free," eller filtrera licensalternativen via Googles verktyg.
Alla som hanterar klubbens webbmaterial bör vara medvetna om upphovsrättens betydelse.
Ansvarig för GDPR & juridiska frågor sökes!
I vårt distriktsteam saknas en person med juridisk kunskap, särskilt kring GDPR och andra viktiga juridiska områden.
Vi skulle gärna se att någon med den bakgrunden ansluter till teamet för att hjälpa till med dessa frågor.
Om du har erfarenhet inom området och vill bidra, vänligen kontakta vår Guvernör Ulf Andersson eller via e-post på rotary2405@gmail.com.
Till sist: använd supportsidorna!
Supportsidorna på distriktswebben har instruktioner för bl a kärnområdena artiklar, evenemang (program), nyhetsbrev och utskick samt webb. Till dessa områden finns utbildningsfilmer på svenska.
