Förenkla administrationen!
Utnyttja ClubRunner för att kapa tid och anstrÀngningar inför ett evenemang med anmÀlan: skicka ut inbjudningsmail enligt mall som hÀmtar all info som vi redan har skrivit in i evenemanget, skicka pÄminnelseinbjudan till dem som inte svarat, lÄt anmÀlningarna ske med ett par knapptryck i mobilappen eller via inbjudningsmailet, skicka vÀlkommenbrev nÄgon dag före evenemanget till dem som anmÀlt sig. LÄt krögaren sjÀlv öppna anmÀlningslistan och kolla antal, specialmat m m!
Evenemangsplaneraren eller Cloud Events?
Denna sida gÀller Evenemangsplaneraren. Cloud Events har (Ànnu) ingen supportsida hÀr, men ClubRunners kunskapsbas har bra guider (engelska).
Cloud Events Àr ett modernt verktyg för "any type of event, allowing you to create tickets, sell add-ons, collect donations and create custom registration forms with ease". AlltsÄ bÀttre och flexiblare Àn den gamla evenemangsmodulen, vilken dock Àr enkel och bra att anvÀnda för veckomöten m fl okomplicerade evenemang, sÄ lÀnge den finns kvar som ClubRunner-modul.
Kort film (7 minuter) enbart om att lÀgga in program/evenemang: 
Inspelat webinarium (36 minuter) gÄr igenom hur man hanterar evenemang i ClubRunner, anmÀlningsfunktion samt inbjudningsutskick och uppföljning av utskick och anmÀlningar:
VÀlj helskÀrmslÀge eller öppna filmen i youtube.
Se ocksÄ D2405-film om evenemangsfunktionen: webinarium nr 3 (54 minuter).
AnmÀlan via mobilappen (3 minuter), respektive anmÀlan via datorn (3 minuter), instruktion för medlemmar. Tack Paki, dÄ i Stockholm-Skanstull RK!
2405-filmen om nĂ„gra funktioner i ClubRunner inleds med att visa administratörssidan av evenemang med anmĂ€lan, se den HĂR.
Dialogrutan Àr i huvudsak sjÀlvförklarande, men nÄgra detaljer behöver kommenteras.
- Status = Skiss: nÀr evenemanget sparas publiceras det inte, men kan hÀr förberedas eller hÄllas obekrÀftat/preliminÀrt. Först nÀr du vÀljer status = Aktiv publiceras evenemanget, dvs visas pÄ hemsidan.
- VÀlj Club Meeting för ordinarie veckomöten (detta val styr fÀrger i kalendervyn för klubbevenemangen).
- Klicka pÄ romben för att byta till 24 h-klocka!
- Om text klistras in i Beskrivning: rensa frÄn formatering genom att anvÀnda knapparna för textimport (se sÀrskilt avsnitt nedan).
- Kom ihÄg att text som ska vara en klickbar lÀnk mÄste kopplas till en lÀnk: markera texten och tryck pÄ Link-knappen i redigeringsmenyn, klistra in lÀnken.
Ange ocksÄ att lÀnken ska öppnas i Nytt fönster (fliken MÄl i dialogrutan för lÀnk) sÄ att ni inte tappar bort besökaren genom att den lÀmnar er webbplats.
- Ăven om anmĂ€lningsfunktionen ska anvĂ€ndas - lĂ„t Nej stĂ„ kvar hĂ€r och slĂ„ hellre pĂ„ anmĂ€lan senare sĂ„ att du samtidigt kan göra rĂ€tt instĂ€llningar för anmĂ€lan.
- HÀr lÀgger du in bilden som visas i listan över kommande evenemang.
- Plats mÄste alltid anges för kartvisningen (plats, adress, ort, postnummer). Om du anger en ny plats: kolla att Google Maps hittar den. Alternativt ange koordinater.
Online-möte: ange Plats = "Online" - Normalt bör det vara Ja pÄ alla valen, dvs sÀtt Ja pÄ Visa evenemang i distriktskalender. Alla evenemang i distriktet konsolideras pÄ distriktets sida PÄ gÄng i distriktet.
Online-möte:
sÀtt Visa karta = Nej sÄ slipper webbsidesbesökarna att se en karta som inte Àr relevant för mötet.
Tips
- AnvÀnd alltid bild - listan blir mycket intressantare att se med bilder!
- Gör rubriken Evenemangets namn informativ och lockande, se Ready Digitals tips om att skriva bra rubriker. Skriv vad budskapet, utmaningen eller Àmnet Àr. Skriv inte "Ordinarie veckomöte med föredrag"... Skriv inte heller datum i rubriken, det visas ju ÀndÄ strax nedanför!
- Inled Beskrivning med ca 20 sÀljande ord eftersom det Àr dessa som visas nÀr man lÀnkar till evenemanget t ex pÄ Facebook.
Vad hÀnder nÀr evenemanget sparas?
Om Status = Skiss sparas evenemanget som utkast men syns ingenstans utom i Evenemang/Evenemangsplanerare.
Om Status = Aktiv publiceras evenemanget
- pÄ klubbens hemsida
- pÄ klubbwebbens samlingssida för kommande evenemang
- pÄ distriktets samlingssida för kommande evenemang
- i klubbens nyhetsbrev: lista över kommande evenemang
- i ClubRunners mobilapp.
Kommentar till respektive punkt ovan:
- FörutsÀtter att Visa evenemang pÄ webbplatsen Àr satt till JA - OCH att webbredaktören har lagt in en byggsten (widgeten Kommande evenemang) pÄ hemsidan för automatisk publicering.
- FörutsÀtter att Visa evenemang i evenemangslistan Àr satt till JA - OCH att webbredaktören lagt in sidan i webbmenyn. Men Àven om sidan inte Àr inlagd i menyn sÄ finns den alltid och har adressen [klubbens webbadress]/events (s k inbyggd sida i ClubRunner).
- FörutsÀtter att alternativet Visa i distriktskalender Àr satt till JA.
- FörutsÀtter att Visa evenemang i nyhetsbrev Àr satt till JA - OCH att widgeten för kommande evenemang finns med i nyhetsbrevet.
Programansvarig behöver alltsÄ inte göra mer Àn att Spara evenemanget. Till föredragshÄllaren kan vi skicka lÀnk till klubbens hemsida för att bÄde visa "reklamen" för evenemanget, men ocksÄ information om klubben.
VARNING för att klistra in text direkt frÄn annan kÀlla, eftersom det ofta följer med formatering frÄn kÀllan. AnvÀnd "tvÀtt-knapparna" i övre raden till vÀnster för att rensa bort frÀmmande formatering som kan ge bÄde överraskande och oönskade resultat:
Se utförlig förklaring om inklistring frÄn Word (ClubRunner, engelska).
AnvÀnd de inbyggda fasta rubrikformaten
... istÀllet för att sjÀlv laborera med fetstil, storlek m m och kÀmpa med att ge flera rubriker samma formatering.
Observera att resultatet bara syns pÄ den publicerade webbsidan, i redigeraren visas inte resultatet av formateringen fullt ut.
Skicka inbjudan till valfri mottagargrupp. Inbjudan utgÄr frÄn den orangea knappen Ny inbjudan * (4 pÄ bilden i AnmÀlningsfunktionen nedan).
LÀs om val av mottagare samt uppföljning pÄ supportsidan Utskick.
Arbeta med mallar, de hÀmtar informationen som redan finns om evenemanget. SÄ i stort sett Àr det bara att "trycka pÄ knappen", men malltexten gÄr att redigera före utskick. Har din klubb egna mallar? Kolla pÄ sidan för inbjudningsutskick (steg 2) VÀlj mall = Custom. DÀr ser du eventuella egna mallar. För att göra egna mallar, se förslag lÀngst ner pÄ denna sida.
OBS - koden för den personliga lÀnken till anmÀlan ($EVENT_ATTEND_DECLINE_LINK_MEMBER$) mÄste finnas i mailet för att anmÀlningsfunktionen för medlemmar ska fungera.
LÀs om val av mottagare samt uppföljning pÄ supportsidan Utskick.
Arbeta med mallar, de hÀmtar informationen som redan finns om evenemanget. SÄ i stort sett Àr det bara att "trycka pÄ knappen", men malltexten gÄr att redigera före utskick. Har din klubb egna mallar? Kolla pÄ sidan för inbjudningsutskick (steg 2) VÀlj mall = Custom. DÀr ser du eventuella egna mallar. För att göra egna mallar, se förslag lÀngst ner pÄ denna sida.
OBS - koden för den personliga lÀnken till anmÀlan ($EVENT_ATTEND_DECLINE_LINK_MEMBER$) mÄste finnas i mailet för att anmÀlningsfunktionen för medlemmar ska fungera.
Evenemangets bild hÀmtas inte automatiskt till inbjudningsmailet, men den kan vi lÀgga in manuellt i texten (Bild pÄ andra raden redigeringsknappar), förslagsvis efter $EVENT_NAME$.
AnvÀnd gÀrna funktionen Skicka till mig sjÀlv för att testa en inbjudan före skarpt utskick.
Tips: TÀnk pÄ att en mottagare av mail som inleds med personlig hÀlsning kan uppfatta det som personligt, frÄn dig till bara den mottagaren. Inled dÀrför gÀrna "massinbjudningar" med att tydliggöra mottagargrupper, t ex med raden "Till klubbens medlemmar".
* Skillnaden mellan knapparna Ny inbjudan resp Nytt e-mejl Àr vilka dynamiska mottagargrupper som visas, se nedan under Dynamiska sÀndlistor och schemalÀggning.
* Skillnaden mellan knapparna Ny inbjudan resp Nytt e-mejl Àr vilka dynamiska mottagargrupper som visas, se nedan under Dynamiska sÀndlistor och schemalÀggning.
Inbjudan till evenemang utan anmÀlan
Ăven om anmĂ€lningsfunktionen inte Ă€r aktiverad för mötet kan samma mallar anvĂ€ndas, men radera dĂ„ raderna om anmĂ€lan ("Klicka pĂ„ lĂ€nken nedan ..." och framĂ„t) före utskick.
Dynamiska sÀndlistor och schemalÀggning
För evenemang lÀgger ClubRunner till dynamiska sÀndlistor i utskickssidans Steg 1. SÀndlistorna under By Status innehÄller mottagare som Àr grupperade enligt deras vid varje tidpunkt aktuella status i förhÄllande till vÄra utskick om anmÀlan till evenemanget.
- NÀr du anvÀnder knappen Ny inbjudan:
inbjudningsstatus: ej svarat, ej inbjuden - anvÀnd för att skicka pÄminnelse till dem som Ànnu inte svarat. - NÀr du anvÀnder knappen Nytt e-mejl:
anmÀlningsstatus: anmÀld, avböjt, ej svarat - anvÀnd för att t ex skicka mer info till dem som Àr anmÀlda.
Observera att vid schemalÀggning anvÀnds de adresser som gÀller nÀr mailet skapas, sedan köas mailet upp för utskick pÄ schemalagd tid. AdressÀndringar som görs under kötiden pÄverkar alltsÄ inte redan tillverkade mail. ClubRunner har dock pÄ sin utvecklingslista att Àndra sÄ att adresserna hÀmtas först nÀr mailet verkligen ska skickas ut.
 |
NÄgra kommentarer till översiktsbilden för ett evenemang (bilden till vÀnster). 1) Redigera detaljerHÀr kan vi öppna ett befintligt evenemang för att redigera innehÄllet, se ovan.
2) AnmÀlningsfunktionenNÀr ett evenemang Àr sparat finns under rubrik AnmÀlan lÀnken Redigera anmÀlningsinstÀllningarna, se nedan rubrik AnmÀlningsinstÀllningar. NÀr anmÀlan Àr aktiverad för evenemanget syns mer information hÀr, bl a rapporter över anmÀlda deltagare och gÀster. 3) BetalningFunktionen online-betalning i Cloud Events ingÄr numera i de svenska abonnemangen, men förutsÀtter integration med Stripe. Stripe har ingen fast kostnad, bara transaktionsavgifter, f n 1,5 % + 1,80 kr per betalning. Betalning blir integrerad i Cloud Events, vilket Àr mycket smidigt, sÀrskilt vid evenemang med val som ger olika kostnad. Klubb som önskar Stripe: börja med att aktivera konto hos Stripe, skapa sedan supportÀrende till ClubRunner i Kanada för att genomföra integrationen.
4) Mailinbjudan till evenemanget |
Manuell anmÀlan
Klubbmedlem kan som inloggad pÄ MedlemsomrÄdets evenemangssida anmÀla medlem i annan klubb (vid "2" i bilden ovan): AnmÀl medlemmar frÄn annan klubb. VÀlj klubb ->Visa klubbens medlemmar, dÄ markerar vi i rullgardinslista och fÄr in namn (rÀttstavat!) och klubb i anmÀlningslistan.
OBS - bekrÀftelsemail gÄr ut automatiskt Àven nÀr nÄgon anmÀls eller avbokas pÄ detta sÀtt!
GÀst kan anmÀlas manuellt via AnmÀl gÀster.
Lista pÄ anmÀlda
Det finns flera alternativ för att se anmÀlda pÄ evenemangets översiktssida (vid "2" i bilden ovan), men bÀsta rapporten heter AnmÀlda till evenemanget. Den visar alla inbjudna grupperade efter status: anmÀlda, tackat nej, ej svarat.
Tips: justera inte i listan som du har tagit ut, utan gör justering i ClubRunner och ta sen ut en ny lista. AnmÀlningar samt av-bokningar som du har fÄtt vid sidan om ClubRunners anmÀlningsfunktion gör du enligt Manuell anmÀlan ovan. För anmÀlda gÀster kan du dÀr ocksÄ justera kontaktuppgifter som hör till anmÀlan (lilla knappen med penna till höger om gÀstnamn). Om ClubRunners anmÀlningslista Àr uppdaterad och komplett kan du anvÀnda bl a den smidiga funktionen att skicka mail till dem som Àr anmÀlda (knappen Nytt e-mejl). Du underlÀttar ocksÄ samarbete mellan er som jobbar med samma evenemang.
Vad hÀnder nÀr sluttid för anmÀlan har passerat?
DÄ stÄr det i anmÀlningsrutan pÄ evenemangets webbsida att anmÀlan Àr stÀngd. Den som klickar pÄ en unik anmÀlningslÀnk fÄr samma besked.
StÀnga anmÀlningsfunktionen i förtid?
LÄt alla anmÀlningsinstÀllningar vara som de Àr, men Àndra slutdatum till igÄr. För tydlighets skull lÀgg gÀrna till i evenemangets rubrik "- FULLBOKAT", gÀrna ocksÄ i evenemangets beskrivning sÄ att det syns tydligt.
Max-antal deltagare? AnvÀnd istÀllet Cloud Events, eller Teckningslistor
AnmÀlningsfunktionen i Evenemangsplaneraren hanterar inte max-antal deltagare, utan det fÄr i sÄ fall bevakas manuellt för att stÀnga anmÀlningsmöjligheten nÀr taket uppnÄtts. I Cloud Events kan vi dÀremot stÀlla in max antal "biljetter" som finns tillgÀngliga.
Vi kan anvÀnda "frivillig-modulen" för att skapa teckningslista och vid behov ocksÄ reservlista. Se supportsidan Teckningslistor. Men satsa hellre pÄ att lÀra kÀnna Cloud Events.
AnvÀnda bara anmÀlningsfunktion?
AnmÀlningsfunktionen Àr en del av ett evenemang. Men vi kan skapa ett evenemang som "inte syns". Lösningen att i Redigera detaljer slÀcka de olika visningsmöjligheterna. DÄ syns inte evenemanget pÄ webben eller i mobilappen, men vi kan aktivera anmÀlningsfunktionen och skicka inbjudningsmail med personlig anmÀlningslÀnk, eller t ex göra en omröstning enligt nedan.
Tips om anmÀlan för mÄltid
Vi kan lĂ„ta krögaren sjĂ€lv titta i anmĂ€lningslistan för att se antal samt bestĂ€llningar av specialkost etc. Krögaren mĂ„ste lĂ€ggas in som Ăvrig anvĂ€ndare (icke-medlem) i ClubRunner och ges behörighet 50 (som övriga funktionĂ€rer), men kan dĂ„ pĂ„ egen hand logga in och kolla rapporten AnmĂ€lda deltagare pĂ„ evenemangets översiktssida. OBS att krögaren dĂ„ har samma behörighet och tillgĂ„ng till information i ClubRunner som funktionĂ€rerna i klubben, sĂ„ den principfrĂ„gan bör avgöras i styrelsen.
- HÀr kan vi stÀnga av funktionen Àven före sista anmÀlningsdag.
- Under detta tidsintervall gÄr det att anmÀla sig till evenemanget.
- Integrerad betalning Àr bara möjlig med ett tillÀggsabonnemang (se ovan AnmÀlningsfunktionen punkt 3) men gÄr att anvÀnda t ex i kombination med betalningsinfo i evenemangets beskrivning samt som eget tillÀgg till bekrÀftelsen, se 8 nedan.
- Medlem = "medlem i klubben". Om andra rotarianer ska kunna anmÀla sig mÄste TillÄt publik anmÀlan vÀljas. Det aktiverar knappen GÀster pÄ evenemangets webbsida.
- Om evenemanget Àr öppet för publik anmÀlan, dÄ ska medlemmarna förstÄs kunna anmÀla gÀster, eller hur!
- Om du anvĂ€nder âSkicka mejl om nya anmĂ€lningar Ă€ven till evenemangsansvarig?â var medveten om att dessa meddelanden har otydlig text (som följd av en tidig översĂ€ttning som ClubRunner gjort sjĂ€lva), men att meddelandet Ă€r bara information om en anmĂ€lningshĂ€ndelse, evenemangsansvarig behöver inte göra nĂ„got. AnmĂ€lda personer finns i anmĂ€lningsfunktionens listor.
- Se till att rutan Aktivera kommentarer pÄ anmÀlningssidan alltid Àr markerad. Det behövs för att kunna meddela önskemÄl om specialkost etc.
- Detta Àr en trevlig möjlighet att lÀgga till egen skrÀddarsydd info som kommer under standardtexten i bekrÀftelsemailet som den anmÀlde fÄr automatiskt.
Ăr styrelsemöte ett evenemang?
Javisst! Styrelsemöte gÄr utmÀrkt att hantera som ett evenemang.
SÄ hÀr kan man göra:
- GĂ„ till Evenemang -> Evenemangstyper.
- Skapa ny evenemangstyp Styrelsemöte.
- Registrera nytt evenemang och vÀlj Evenemangstyp = Styrelsemöte.
- I Beskrivning, skriv in dagordning eller huvudsakliga Àrenden. Detta kommer nÀmligen att hÀmtas av mallen vid utskick av inbjudan.
- Se över valen hur styrelsemötet ska visas i olika sammanhang, t ex visning pÄ hemsidan eller visning i nyhetsbrev.
- NĂ€r evenemanget Ă€r sparat, klicka Redigera anmĂ€lningsinstĂ€llningarna och pĂ„ Detaljer för anmĂ€lan markera Ăppna för anmĂ€lan och gör era val pĂ„ övriga punkter.
Aktivera kommentarer pÄ anmÀlningssidan bör alltid vara markerad sÄ att anmÀlaren kan skriva ett meddelande, t ex om mat eller sen ankomst. - Under E-post klicka pÄ Ny inbjudan.
- Steg 1: VĂ€lj mottagare (t ex er anpassade distributionslista till styrelsen).
- Steg 2: vÀlj mall = System, Event Planner Invitation Event.
- Texten kan redigeras före utskick.
- Steg 3: filbilagor?
- Steg 5: Skicka (eller schemalÀgg).
- AnmÀlningslÀget kan följas via rapporten som finns pÄ evenemangets översiktssida (se AnmÀlan, inbjudan ovan).
- PÄminnelser kan skickas till den som inte anmÀlt sig Ànnu (inbjudan Steg 1 By Status).
Om detta fungerade till belÄtenhet Àr det vÀrt att göra en sÀrskild mall för kallelse till styrelsemöten: Evenemang -> E-postmallar evenemang.
Om ni arbetar med stÄende punkter i dagordningen kan de skrivas i mallen och i mötesbeskrivningen kompletterar ni med detta mötes sÀrskilda Àrenden.
Visa distriktsevenemang pÄ klubbwebben?
Klubben kan gÀrna göra ett distriktsevenemang mer synligt för sina medlemmar genom att lÀgga upp det som ett evenemang i klubben, men gör dÄ sÄ hÀr:
- Visa INTE "klubbens evenemang" i distriktets evenemangskalender (det "riktiga" evenemanget finns ju redan dÀr!).
- I beskrivningen lÀnka bara till det "riktiga" evenemanget pÄ distriktswebben, men skriv gÀrna en kort egen intro. Kopiera INTE texten frÄn distriktsevenemanget eftersom distriktet kan komma att Àndra den, med risk att texten i klubbens evenemang stÄr kvar felaktig.
Medlemsomröstning med hjÀlp av ClubRunner?
Nej, en röstningsfunktion finns inte, men det gÄr med lite trix att anvÀnda anmÀlningsrutinen för att göra en öppen omröstning: anmÀlan betyder JA, avstÄ betyder NEJ. LÀs i ClubRunner Community om hur man gör detta! Eftersom det bara Àr anmÀlningsfunktionen som behövs, gör ett möte som inte visas nÄgonstans utÄt, se ovan.
Men det Àr enklare och tydligare att göra frÄgeformulÀr i Google Forms, om man inte ser en jÀttefördel i att anvÀnda ClubRunner-tricket ovan.
PÄ den sida som visar klubbens evenemang i kalendervy kan vi prenumerera pÄ klubbens kalenderhÀndelser till din egen kalender (instruktioner visas nÀr vi trycker pÄ knappen Subscribe...).
Hitta andra klubbars evenemang
- Distriktets samlingssida för evenemang PÄ gÄng inom distriktet (förutsatt att klubben bockat i rutan Visa pÄ distriktets evenemangssida).
- Annan klubbs webbplats: hitta via distriktssidans klubblista. Prenumerera pÄ klubbens evenemang till din kalender (som ovan i egna klubben). Prenumerera pÄ klubbens nyhetsbrev (ofta via lÀnk pÄ hemsidan).
- Distriktets nyhetsbrev innehÄller vanligen lista pÄ evenemang i klubbarna.
HÀr Àr förslag pÄ en egen mall för inbjudan med anmÀlan och gÀster. Den Àr lite tillsnyggad, i förhÄllande till standardmallen (bl a tabellformatering i html-koden). LÀgg gÀrna klubbens logga och kanske Ärets tema lÀngst ner i den egna mallen.
Ny mall skapas i Evenemang -> E-postmallar evenemang -> LĂ€gg till ny mall.
För att fĂ„ med formateringen: kopiera texten nedan (frĂ„n Hej $FIRST_NAME$! och nedĂ„t) och kopiera in i en ny mall. Ăndra det fetstilta $EVENT_NAME$ (före Tid) till text size 20. Det Ă€r bra att göra rubriken AnmĂ€lningslĂ€nk extra tydlig med rött sĂ„ att mottagaren inte missar den (ja, det har hĂ€nt!).
NÀr du sedan gör inbjudan hittar du egna mallar i Steg 2 VÀlj mall: Select Group Custom. DÄ visas ett fÀlt med val av egna mallar. VÀlj mall, klicka Insert och OK. Texten kan redigeras före utskick.
*********************** MALL ***********************
Namn: Inbjudan med gÀster
Ămne: Inbjudan till $EVENT_NAME$
Hej $FIRST_NAME$!
$ACCOUNT_FULL_NAME$ bjuder in dig till
$EVENT_NAME$
| Tid: | $EVENT_START_DATE$ $EVENT_START_TIME$ - $EVENT_END_DATE$ $EVENT_END_TIME$ |
| Plats: | $EVENT_LOCATION$ |
| $VIEW_MAP$ |
$EVENT_DETAIL$
ANMĂLNINGSLĂNK
Klicka pÄ din personliga lÀnk för att anmÀla eller avböja, du kan Àven anmÀla familj eller andra gÀster: $EVENT_ATTEND_DECLINE_LINK_MEMBER$
Obs: Om du skickar detta mejl vidare till nÄgon annan - radera först din personliga lÀnk ovan.
Om du fick detta mejl vidarebefordrat frÄn nÄgon annan, anvÀnd denna lÀnk: $EVENT_REGISTER_ONLINE_LINK_GENERAL$
BÀsta RotaryhÀlsningar
$SENDER_FIRST_NAME$
[lÀgg gÀrna bilden av klubbloggan sist i mallen!]
