ClubRunner synkar i realtid med RI/MyRotary*. Det betyder att vi efter några minuter kan logga in i MyRotary för att verifiera att den nya medlemmen finns där, eller att ändringar har gått igenom. En avslutad medlem finns inte längre i listan Active members i MyRotary, utan i Terminated members. Behöriga att se medlemsuppgifter i MyRotary är klubbens president, sekreterare, skattmästare, executive secretary, ordf medlemskommitté, ordf TRF-kommitté. 

 

Tips: innan ny medlem läggs till, gör iordning en egen mall för välkomstmeddelande (E-post/Skicka e-post. New Member Templates) till klubben. Se exempel nedan.

* under förutsättning av att klubbens RI-integration är aktiverad. Läs om synkronisering av medlemsuppgifter på supportsidan RI-integration.

 

• Tar din klubb emot en tidigare Rotarymedlem är det viktigt att ha koll på dennes  medlemsstatus: past member, eller fortfarande medlem i sin gamla klubb? 

  Använd därför den blå knappen Överför Rotarymedlem till klubben uppe till höger i medlemslistan för att söka i RI-registret.

  Om status är "Past member": gå vidare med registreringen (Lägg till medlem)!

  Om status är "Current member" (i gamla klubben): be medlemmen att gamla klubben avslutar medlemskapet. Vänta med registrering tills medlemmen är avslutad i gamla klubben.

  eller
   
• Lägg till ny medlem som ej varit Rotarian tidigare, eller inte kan hittas i Överför Rotarymedlem-sökfunktionen, använd då ORANGE knapp:
  - Se till att alternativet Rapportera ny medlem till RI är valt. 
  - Skicka gärna välkomstmeddelande med egen mall, se nedan (Välj Custom + namn på egen mall).

• Gå till Medlemmar, Medlemsförteckning. På medlemmens rad: Ändra Status leder till dialogsida för att avsluta eller ändra typ av medlemskap.
• Se alltid till att alternativet Rapportera till Rotary International är markerat, så att avslutet synkas till RI.
• RI accepterar bara avslutsdatum 30 dagar bakåt eller framåt i tid.
• Sätt gärna gårdagens datum för avslut, då gör RI avslutet genast, annars dröjer det tills "idag" är slut enligt amerikansk tid, se sista punkten nedan.
  Rapporten är synkroniserad, dvs har gått över till RI, när Status är "Complete. Update completed successfully" i Member Updates Archive. 
• Framtida avslutsdatum:
  I RI hanteras framtida avslutsdatum som ligger inom 30 dagar från rapport om avslut. Medlemmen är aktiv t o m avslutsdatum (amerikansk tid).
  I ClubRunner sker avslut alltid omgående, även om du skriver ett framtida datum. Medlemmen flyttas alltså direkt till kategorin Tidigare medlemmar och tas därmed bort från utskicksfunktionen för aktiva medlemmar.
• Avslut "idag" gör RI vid utgången av det dygn (amerikansk tid) som RI fick rapporten. Ända tills det amerikanska dygnet är slut kan Jämför & synka därför visa en Member Type Mismatch.

Kontrollera inför halvårsskiftet

Gör ett klubbspecifikt välkomstmeddelande som skickas ut automatiskt vid registrering av ny medlem! Längst ner på sidan för registrering av ny medlem väljer du Custom + namn på egen mall.

 

Mall gör vi i menyn under E-post/Skicka e-post, New Member Templates (vänsterspalten): Lägg till ny mall.

 

Koderna $---$ i mallen nedan sätter vid utskicket in mottagarens (den nya medlemmens) förnamn respektive för- och efternamn på funktionär som gör medlemsregistreringen. Lämpligt namn på mallen är "Ny medlem" och på ämnesraden i mallen "Välkommen till xxxx Rotaryklubb". 

 

Observera att länkadressen på andra raden nedan måste ändras till din klubbs id-nummer (begär själv nytt lösenord, så ser du länken för din klubb) om ni väljer att ha en direkt länk i meddelandet. Alternativt ge klubbwebbens adress och instruktion om att trycka på Medlemsinloggning/Glömt lösenord.

 

***************************

 

Hej $FIRST_NAME$!

RI-registret (MyRotary)

GDPR