Nyhetsbrev ökar klubbens synlighet

Nyhetsbrev (= "veckobrev", "medlemsbrev" etc) Ă€r en kraftfull funktion i ClubRunner. Det gĂ„r snabbt att Ă€ndra layout och innehĂ„ll för att göra olika nyhetsbrev till olika mĂ„lgrupper om sĂ„ önskas. Nyhetsbrev bör vara en huvudkanal i klubbens kommunikationsplan som ska styra hur ni arbetar mot olika mĂ„lgrupper och med vilket syfte.
 
En bra modell kan vara medlemsbrev veckovis och till andra mottagargrupper nyhetsbrev med lĂ€ngre mellanrum.
 
Med ClubRunners olika sÀndlistor vÀljer man snabbt mottagargrupper och enskilda mottagare, och kan följa upp med statistik frÄn utskicket, se supportsida Utskick.
 
Till vĂ€nster Ă€r fyra av ClubRunners f n nio fĂ€rdiga mallar i olika design och för olika Ă€ndamĂ„l. NĂ€r vi har ett nyhetsbrev som funkar för klubben, dĂ„ gör vi en mall sĂ„ att produktionen snabbas upp varje gĂ„ng ett nytt nyhetsbrev ska ut (se lĂ€ngre ner pĂ„ sidan).
 
LĂ€s ocksĂ„ supportsidan om Externa kontakter - de Ă€r ytterst viktiga som mottagare av nyhetsbrev och annan info frĂ„n klubben.
 
LĂ€s ocksĂ„ supportsidan om SYNLIGHET - den avslutas med ett exempel pĂ„ arbetsplan för klubben, dĂ€r nyhetsbrev Ă€r en huvudkanal.
 
ClubRunner har bl a en guide för Nyhetsbrev (pĂ„ engelska) och Best practice-tips.
 

2405-utbildningsfilmer

Korta filmer om att arbeta med nyhetsbrev:
  1. Gör nyhetsbrev frÄn mall (10 minuter).
  2. Höj lĂ€svĂ€rdet i klubbens nyhetsbrev (5,5 minuter).
  3. Gör mall för nyhetsbrev (23 minuter).
Distriktets första utbildningsfilm om nyhetsbrev (42 minuter) finns i vÀnsterspalten nedan (vÀlj helskÀrmslÀge eller öppna filmen i youtube). Filmen gÄr igenom var nyhetsbrev publiceras i ClubRunner, hur man bygger nyhetsbrev och gör utskick samt uppföljning av utskick.

Bygg nyhetsbrev med widgets

Tekniken för nyhetsbrev Àr densamma som för att bygga ClubRunners webbsidor:
Sidan byggs upp med att dra in widgets (byggblocken till höger pĂ„ redigeringsssidan) i mallen och slĂ€ppa i valfritt omrĂ„de nĂ€r en platshĂ„llare tĂ€nds upp grönt med Drop here. I varje omrĂ„de Ă€r det valfritt att lĂ€gga ingen, en eller flera widgets. OmrĂ„det Banner (Full Width) Ă€r tĂ€nkt för bild som gĂ„r Ă€nda ut i sidans kanter. Widgetar fylls med innehĂ„ll - text, bilder, lĂ€nkar - i olika layouter eller hĂ€mtar innehĂ„ll, beroende pĂ„ vilken widget du vĂ€ljer att anvĂ€nda.
 
Widgetarna Ă€r för-formaterade och finns i olika kategorier, bl a:
  • Widgetar för text och bilder fylls av redaktören med innehĂ„ll (text, bilder, lĂ€nkar).
  • Widgetar som visar information, Evenemang, Nyhetsbrev & PR hĂ€mtar fĂ€rdigt innehĂ„ll frĂ„n annat stĂ€lle i ClubRunner, tex artiklar eller kommande evenemang.
Se ClubRunners supportsida Widgets List som Ă€r del i ClubRunner Manual - Bulletin.
 
Vilka widgets behöver jag?
För text och bild rÀcker det utmÀrkt med Endast text, TvÄ textkolumner, Tre textkolumner.
Vi kan nĂ€mligen blanda text och bild i dessa. Dessutom kan vi Ă€ndra bildens visningsstorlek, vilket inte gĂ„r i widgeten Bild med bildtext.
 
För ett avsnitt med text vid sidan om en bild, anvĂ€nd TvĂ„ textkolumner (eller Tre) och lĂ€gg bilden i valfri kolumn. Vi kan ocksĂ„ skriva text i samma kolumn, över eller under bilden.
 
Widgeten Tre bilder ovanför text syns i exemplet nedan, men i den kan vi inte skriva text ovanför bilderna. Om vi Ă¶nskar en rubrik i en-spaltsbredd ovanför alla bilderna: lĂ€gg en extra widget Endast text ovanför och skriv rubriken i den. Detta Ă€r ett exempel pĂ„ hur vi kombinerar de enkla grund-widgetarna för att lĂ€tt göra en snygg layout.
 
AnvĂ€nd inte widgeten Artikel med bild... om vi inte behöver just det formatet (rubrik, bild, brödtext, lĂ€nkknapp). "Artikel" hĂ€r betyder bara ett format och ska inte förvĂ€xlas med de artiklar ("stories") som Ă€r en egen funktion i ClubRunner och bl a kan publiceras pĂ„ hemsidan och hĂ€mtas in till nyhetsbrevet (med widgeten Nyhetsbrev/veckobrev artiklar under kategorin Widgetar som hĂ€mtar information).
 
Se vidare i Gör sĂ„ hĂ€r nedan dĂ€r har vi de widgetar som behövs för att bygga ett enkelt men innehĂ„llsrikt nyhetsbrev.
 
FĂ€rgkoder
Rotary Leadership Colors enligt RI visual guidelines:
 
LjusblĂ„ (Sky Blue) #019FCB
MellanblĂ„ (Azure) #0050A2
MörkblĂ„ (Royal Blue) #0C3C7C
Guld (Gold) #F7A81B
 
GrÄ bakgrund i widgetrubriker: #ECECEC
 

Gör sÄ hÀr

HÀr Àr ett exempel pÄ hur ett nyhetsbrev enkelt kan byggas upp:
 
 
Gör sĂ„ hĂ€r för exemplet ovan:
  1. Nyhetsbrev  -> Hantera nyhetsbrev  -> Skapa.
  2. VÀlj första mallen av ClubRunners förslag, vÀlj sen Tema och Layout som lÀngst ner pÄ bilden ovan.
  3. Klicka Egenskaper (ovanför widgetspalten) och ange namn, utgivningsdatum m m. Notera att fĂ€ltet E-mail subject som visas som Ärende/Ă€mne vid utskicket. VĂ€nta med Visible on website tills nyhetsbrevet Ă€r skickat. Om den rutan Ă€r markerad visas nyhetsbrevet pĂ„ den inbyggda (fĂ€rdiga) sidan [klubbwebb-URL]/bulletins, Ă€ven innan det Ă€r skickat.
  4. LĂ€gg in loggan i omrĂ„det som pĂ„ svenska heter Överst. Snyggast om loggan Ă€r transparent sĂ„ att den integreras med bakgrundsfĂ€rgen.
  5. LÀgg in bild i Banner-omrÄdet, skriv rubrik.
  6. Dra in widget Nyhetsbrev artiklar i omrĂ„de PrimĂ€r, klicka pĂ„ widgetytan och vĂ€lj pĂ„ Story-sidan vilken artikel som ska visas i nyhetsbrevet. Vi kan vĂ€lja flera. Innan vi klickar pĂ„ Done för att gĂ„ tillbaka till nyhetsbrevs-editorn kan vi Ă€ndra inbördes ordning pĂ„ flera artiklar genom att dra dem upp eller ner.
    InstĂ€llningar (kugghjulet i widgeten): se till att rutan Visa innehĂ„ll inte Ă€r markerad, annars visas hela artikeln inkl brödtext. 
  7. Dra in widgeten Tre bilder ovanför text i omrĂ„de PrimĂ€r, fyll med bilder och text. Men vi kan lika gĂ€rna anvĂ€nda widgeten Tre textkolumner.
  8. Dra in widgeten Kommande Evenemang i omrĂ„de PrimĂ€r (i InstĂ€llningar regleras hur mĂ„nga och hur lĂ„ngt fram i tiden som ska visas).
  9. Klicka pÄ Preview.
    Obs knappen Skicka till mig sjĂ€lv för test - sĂ€rskilt om vi har anvĂ€nt lĂ€nkar, visa dokument etc Ă€r det viktigt att kolla hur allt funkar i mailet hos mottagaren.
  10. Om det ser bra ut klicka pĂ„ Send och vĂ€lj mottagare. 
 

Mottagare/sÀndlistor, uppföljning av utskick

Se supportsidan Utskick.
 
Alla nyhetsbrev, sĂ„vĂ€l aktiva som arkiverade, finns under Visa alla nyhetsbrev (vĂ€nsterspalten).
 
Statistik finns i menyfliken Nyhetsbrev / Historik och statistik.
 
 

Publicering pÄ klubbwebben

ClubRunner har en inbyggd sida som visar publicerade nyhetsbrev. Den finns alltid med webbadressen [klubbadress]/bulletins och kan nĂ„s Ă€ven om ingen menypunkt leder till sidan. För att lĂ€gga till sidan i klubbens menyer anvĂ€nd Inbyggd sida: Nyhetsbrevslista.
 
För att synas i webbsidans lista mĂ„ste ett nyhetsbrev ha egenskapen Synlig pĂ„ webbplatsen i-bockad. Denna instĂ€llning gĂ€ller oavsett om nyhetsbrevet Ă€r skickat eller ej, dĂ€rför bör mallar och nyhetsbrev-under-arbete INTE ha bock i rutan Synlig pĂ„ webbplatsen (om vi inte vill visa upp mallar eller nyhetsbrev som fortfarande Ă€r under arbete...?). Ändra instĂ€llningen före utskick (eller efter).
 
Om nyhetsbreven Ă€ndĂ„ inte syns pĂ„ den inbyggda sidan: kolla i Nyhetsbrev / Hantera nyhetsbrev / InstĂ€llningar i Nyhetsbrevsgrupper att visning pĂ„ webben Ă€r pĂ„slagen. I Nyhetsbrevsgrupper kan vi skapa egna grupper (flikar) för visningen pĂ„ den inbyggda sidan (t ex Medlemsbrev, Temabrev, Projektnyheter).
 
Visa miniatyrer istÀllet för lista
Den inbyggda sidan ser trevligare ut om vi vĂ€xlar till vyn Galleri som visar miniatyr av nyhetsbrevet, se distriktets sida för nyhetsbrev.
 
GĂ„ till Webbplatsen / Webbplatsens innehĂ„ll -> Sidor -> Inbyggda sidor  -> Lista nyhetsbrev och Ă€ndra i Egenskaper. 
 
Publikt eller med inloggning?
Nyhetsbreven Àr en viktig del i klubbens synlighet och bör dÀrför dels kunna skickas till icke-medlemmar (t ex Bulletin subscribers), dels kunna publiceras öppet pÄ klubbwebben. Om klubben inte Àr extremt aktiv med olika nyhetsbrev till olika mÄlgrupper, blir slutsatsen att nyhetsbreven ska vara publika.
 

Snabba upp med egna mallar

Skapa egen mall
NĂ€r vi har hittat bra format för nyhetsbrev kan vi kopiera det som mall: 
  • PĂ„ startsidan Nyhetsbrev vĂ€lj i vĂ€nstermenyn Visa alla nyhetsbrev. 
  • Klicka pĂ„ nerpilen till höger i miniatyrbilden av det nyhetsbrev som ska kopieras till mall: vĂ€lj Spara som mall.
  • VĂ€xla till fliken Mina mallar och öppna den sparade mallen.
  • Döp om den (i Egenskaper) och rensa text, artikelval etc sĂ„ att bara det finns kvar som ska vara grunden i kommande nyhetsbrev.
  • Spara och avsluta: mallen Ă€r klar. 
En mall kan öppnas, redigeras och sparas pÄ samma sÀtt som ett aktivt nyhetsbrev under arbete, men tÀnk pÄ den bara som mall. Dvs redigera och spara, men skicka aldrig ivÀg den.
 
Gör nyhetsbrev frÄn egen mall
  • Klicka pĂ„ Skapa ett nyhetsbrev.
  • VĂ€lj fliken Mina mallar och se de egna mallarna.
  • VĂ€lj mall och klicka pĂ„ NĂ€sta.
  • Börja alltid med att ge det nyskapade nyhetsbrevet ett eget namn i Egenskaper (annars fortsĂ€tter det att heta som mallen, fast det inte Ă€r mall lĂ€ngre...). Tryck Spara!
  • Redigera nyhetsbrevet och skicka eller spara!
Se egna mallar direkt i fortsĂ€ttningen
PĂ„ startsidan Nyhetsbrev / Hantera nyhetsbrev:
Klicka i vĂ€nstermenyn pĂ„ gruppen InstĂ€llningar. DĂ€r gĂ„r det bl a att stĂ€lla in Display Preferences sĂ„ att Default Template Tab = Mina mallar. Det underlĂ€ttar nĂ€r vi skapar nĂ€sta nyhetsbrev.
 
Distriktets utbildningsfilm om mallar för nyhetsbrev
Exempel pÄ nyhetsbrev i verkligheten
Exempel pÄ arbetsplan i klubben
SĂ„ hĂ€r kan olika roller i klubben samverka för att hĂ„lla igĂ„ng en bra löpande kommunikation med medlemmarna genom medlemsbrev (nyhetsbrev) som gĂ„r ut varje vecka. Samma utskick kan gĂ„ till en grupp externa kontakter (Bulletin subscribers). DG och AG bör ingĂ„ i den gruppen.
 
                   Exempel:
 
Supportmeny ClubRunner

SUPPORTCENTER

(pÄ engelska)

Utnyttja gÀrna ClubRunners stora kunskapsbank.

DÀr finns bl a videoinstruktioner för mÄnga situationer och CR-funktioner.
 
PĂ„ svenska m h a Google Translate - men frĂ„gorna mĂ„ste skrivas pĂ„ engelska. 
Utbildningsfilm