RI-integration

ClubRunner â†’ UPDATE → MyRotary

ClubRunners integration med RI/MyRotary sker i realtid sĂ„ att Ă€ndringar i CR slĂ„r igenom direkt i RI-registret. 

ClubRunner â† READ ← MyRotary

Ändringar som görs direkt i RI/MyRotary uppdateras i CR endast om klubben markerar Receive Data From Rotary? pĂ„ instĂ€llningssidan för RI integration. DĂ„ aktiveras "RI 2-way True Sync" vilket bör minska risken för avvikelser mellan CR och RI-registren. Se ClubRunners supportartikel.
 
 
Rekommendation: Markera alla fĂ€lt utom e-post för synk frĂ„n RI. Det tar bort risken att rĂ€tt e-post i CR skrivs över av gammal e-post i RI-registret, se nedan "Ändrad e-post vill inte synka till RI?"
 
Registeransvarige i klubben bör Ă„tminstone inför halvĂ„rsfakturorna anvĂ€nda funktionen RI medlemssynkning  (JĂ€mför och synka i startsidans block - se bilden till höger) för att kontrollera att inga avvikelser i medlemsstatus har uppstĂ„tt mellan ClubRunner och RI.

 

SekretessinstÀllningar

PÄ sidan RI integration/RI integrationsinstÀllningar bör alla fÀlten vara markerade för att inte begrÀnsa synkroniseringen pÄ klubbnivÄ. UtifrÄn denna klubbinstÀllning kan medlem sjÀlv i sin medlemsprofil undanta fÀlt frÄn synkronisering med RI (flik Sekretess).
Synk av data för enskild medlem

Vid synkronisering med RI jĂ€mförs fĂ€lten Förnamn, Efternamn, RotaryID för att sĂ€kerstĂ€lla att medlemsidentiteten Ă€r densamma i bĂ„da registren.

Även om medlemsidentiteten Ă€r sĂ€krad kan övriga fĂ€lt skilja sig mellan CR och RI i bl a följande situationer:
  • Ă€ndring gjordes direkt hos RI
  • Ă€ndring gjordes innan integrationen blev inkopplad
  • Ă€ndring gjordes innan personen var identisk pĂ„ bĂ„da sidor (CR resp RI) med matchande Förnamn, Efternamn, RotaryID.
  • Ă€ndring gjordes i fĂ€lt som undantas frĂ„n synkronisering genom klubbens synkroniseringsinstĂ€llning eller medlemmens sekretessinstĂ€llning.
AnvĂ€nd funktionen RI medlemssynkning (i blocket RI-integration pĂ„ startsidan) och sedan JĂ€mför för respektive medlem. DĂ„ visas en jĂ€mförelse mellan medlemmens data i CR- respektive RI-registren och vi kan Ă„tgĂ€rda eventuella skillnader.
 
För att kolla alla medlemmar mĂ„ste vi idag ta dem en efter en. CR vill förenkla detta, men det hĂ€nger pĂ„ RI vars datahantering till stor del görs manuellt idag, se trĂ„d om detta i ClubrunnerCommunity.
Skillnader i medlemsstatus CR - RI

Medlemstyper stÀmmer inte överens

Om RI medlemssynkning-funktionen visar rubriken Medlemstyper stĂ€mmer inte överens och medlemmen Ă€r avslutad i CR men aktiv i RI: avslut synkas inte retroaktivt, efter att integrationen kopplats in, sĂ„ det finns tre sĂ€tt att lösa situationen.
 
  1. Logga in hos RI/MyRotary och avsluta medlemskapet.

    eller
     
  2. - Aktivera medlemskapet igen i CR*, markera knappen Rapportera INTE denna aktivering till RI.
    - Avsluta medlemskapet i CR, se till att knappen Rapportera avslutad medlem till RI Ă€r markerad.
       Obs att RI inte accepterar avslutningsdatum mer Ă€n 30 dagar retroaktivt.

    eller
     
  3. Skriv till data@rotary.org (pÄ engelska) och be dem rÀtta till status. Ange medlemmens RI-nummer och namn samt datum för Àndringen.
* kolla först ursprungligt intrĂ€desdatum i klubben sĂ„ att det kan anges nĂ€r medlemskapet aktiveras, annars kan det se konstigt ut i rapportuttag etc.
 

Medlem saknas hos RI

Medlemmen finns i CR men inte hos RI. Vanligaste orsaken Ă€r att vederbörande fortfarande var med i sin gamla klubb vid registreringen i CR och att ni inte anvĂ€nde knappen Överför Rotarymedlem till klubben (dĂ„ syns nĂ€mligen aktivt medlemskap med annan klubb). 
 
ÅTGÄRD: AnvĂ€nd lĂ€nken LĂ€gg till medlemmen till RI. Observera att RI inte accepterar intrĂ€desdag tidigare Ă€n idag minus 30 dagar. Om ert klubbintrĂ€de visar tidigare datum kommer inlĂ€gg hos RI att misslyckas, sĂ„ gĂ„ först in i medlemskortet och Ă€ndra intrĂ€desdag, gĂ„ sen tillbaka till JĂ€mför & synka och LĂ€gg till medlemmen till RI.
 

Medlemmar som saknas hos RI, Medlemmar som saknas i ClubRunner

Dessa tvĂ„ sektioner kan visa samma medlem beroende pĂ„ att medlemmen Ă€r utan RI-nummer i CR men har RI-nummer hos RI. DĂ„ kan synkroniseringen inte matcha personen.
 
Oftast Ă€r det rĂ€tt RI-nummer som visas i sektionen Medlemmar som saknas i ClubRunner och felet kan lösas med följande ÅTGÄRD:
  1. Kopiera medlemmens ID (RI-nummer) som finns i sektionen Medlemmar som saknas i ClubRunner. 
  2. Klicka pĂ„ samma medlems namn i sektionen Medlemmar som saknas hos RI för att gĂ„ till medlemsprofilen i ClubRunner.
  3. I medlemsprofilens Rotary-flik: lĂ€gg till ID i fĂ€ltet Rotary medlemsnummer. DĂ€rmed har personen samma RI-nummer i CR- resp RI-registren och integrationen kan matcha identiteten.
  4. Kolla genom att köra RI medlemssynkning-funktionen igen.
Andra vanliga problem

Ny medlem i ClubRunner kan inte lÀggas till hos RI?

Den vanligaste felkĂ€llan Ă€r att vederbörande Ă€r Rotarian och fortfarande Ă€r medlem i sin gamla klubb, eller att datum för intrĂ€de i ny klubb Ă€r angivet till tidpunkt före uttrĂ€desdatum i tidigare klubb. Se nedan om felsökning.
 
I första hand bör funktionen Ă–verför Rotarymedlem till klubben (blĂ„ knappen pĂ„ sidan Medlemskap/Medlemslista) anvĂ€ndas för tidigare Rotarianer, dĂ€r ser vi om personen fortfarande Ă€r medlem i annan klubb. Om personen Ă€r med i annan klubb, lĂ€gg dĂ„ inte till ny medlem utan Ă„terkoppla till personen att först ordna uttrĂ€det ur nuvarande klubb.
 
Om personen inte lĂ€ngre Ă€r medlem i annan klubb, dĂ„ kan funktionen Ă–verför Rotarymedlem till klubben lĂ€gga till vederbörande (och alla uppgifter som RI har) med en klick!
 

Ändrad e-post vill inte synka till RI?

Felmeddelande: "Uppdatering av e-post misslyckades".

Om medlems Ă€ndrade e-postadress i ClubRunner inte kan synkas till RI beror det troligen pĂ„ en restriktion för RI-konton: om medlemmens enda e-postadress hos RI Ă€r den primĂ€ra e-postadressen och den ocksĂ„ Ă€r medlemmens anvĂ€ndar-ID hos RI, dĂ„ krĂ€ver RI att medlemmen sjĂ€lv loggar in hos RI för att byta sin e-postadress (primary/sign-in email).
 
DĂ„ kan e-postadressen alltsĂ„ inte Ă€ndras via integration med nĂ„got medlemssystem. Om medlemmen inte kan logga in hos RI för att byta, mĂ„ste medlemmen skriva till data@rotary.org (pĂ„ engelska) och be dem göra Ă€ndringen.
Synk av ledande funktionÀrer
AnvĂ€nd funktionen RI-synkning/JĂ€mför och synka ledande funktionĂ€rer för att synka de uppdrag som RI registrerar, innevarande Ă„r och nĂ€sta Ă„r.
 
Om det blir felmeddelande vid försök att synka en funktionĂ€r frĂ„n RI till CR: troligen finns inte motsvarande funktionĂ€rspost i klubbens funktionĂ€rslista. DĂ„ finns det ju inget klubbuppdrag som namnet frĂ„n RI kan synkas till  :-(
 
LĂ€gg in uppdraget i funktionĂ€rslistan (utan medlemsnamn) och kör synkfunktionen igen!
 
Notera att
  • TilltrĂ€dande president inte ingĂ„r i integrationen. Det beror pĂ„ RI:s logik att registrera nĂ€sta Ă„rs president bara pĂ„ sitt presidentĂ„r, inte pĂ„ Ă„ret före. SĂ„ byt till nĂ€sta Ă„r för att synka nĂ€sta Ă„rs president!
  • Vice president och Presidentkandidat ("president nominee" i engelska procedurhandboken) Ă€r helt olika roller. Vice president Ă€r en eller flera styrelseledamöter som ska vara ersĂ€ttare till presidenten vid dennes förfall (typ "vice VD"). Presidentkandidat kan bara vara en medlem, nĂ€mligen den som Ă€r vald att bli tilltrĂ€dande president nĂ€sta Ă„r och president nĂ€st-nĂ€sta Ă„r.
Felsökning och support

Granska loggen i RI-integration/Member Updates Archive. DĂ€r loggas alla Ă€ndringsförsök och om synkroniseringen inte fungerat finns felmeddelande som kan ge förklaring eller ledtrĂ„d.

Kolla ocksÄ Details som visar vad uppdateringsförsöket innehöll.

Felmeddelandena i statuskolumnen bygger pĂ„ info som CR fĂ„r tillbaka frĂ„n RI-registret och RI:s info Ă€r inte sĂ€rskilt förfinad. Exempel vid avslut av medlemskap: 

"Det gick inte att avsluta medlem.
Medlemmen kunde inte avslutas
Member details do not match between ClubRunner and RI"
 
SĂ„ kan det se ut om medlemmen redan Ă€r avslutad i RI. RI:s info Ă€r korrekt angĂ„ende aktiva medlemskap, men inte för hela RI-registret som inkluderar ex-members.
 
Vi kan dock kolla pĂ„ ett annat sĂ€tt i hela RI-registret. AnvĂ€nd sökfunktionen Ă–verför ny Rotarymedlem till klubben (blĂ„ knapp pĂ„ sidan Medlemskap/Medlemslista). DĂ€r visas bĂ„de pĂ„gĂ„ende och avslutade medlemskap och sökning kan göras sĂ„vĂ€l pĂ„ RI-nummer som pĂ„ för- och efternamn. 
 

Har du fÄtt mail frÄn ClubRunner?

"OBS: Uppdatering saknas i Rotarys databas - [klubbnamn]" skickas ut automatiskt nĂ€r det finns olösta uppdateringsĂ€renden. Glöm inte att markera nĂ€r Ă€rendet Ă€r löst (Mark as resolved) i logglistan, annars kommer mail nĂ€sta vecka ocksĂ„! Skriv gĂ€rna in en kort text som sjĂ€lvhjĂ€lp till nĂ€sta gĂ„ng nĂ„got liknande hĂ€nder.
 
 

ClubRunners hjÀlpsidor

Se ClubRunners supportartiklar (engelska), bl a:
Supportmeny ClubRunner

SUPPORTCENTER

(pÄ engelska)

Utnyttja gÀrna ClubRunners stora kunskapsbank.

DÀr finns bl a videoinstruktioner för mÄnga situationer och CR-funktioner.
 
PĂ„ svenska m h a Google Translate - men frĂ„gorna mĂ„ste skrivas pĂ„ engelska.